Activa aanmaken en onderhouden (2024)

Introductie

U kunteen nieuw activum aanmaken via [Activa, Vaste Activa, VasteActiva]. De volgende stappen moeten worden genomen om een activum te activeren:u geeft het activum een 'serienummer' en een 'omschrijving' en koppelt hetactivum aan een 'activumgroep'. Vervolgens ziet u dat de afschrijvingsmethodeen de grootboekrekeningen gevuld worden uit de stamgegevens van deactivumgroep. Deze informatie heeft u ingegeven toen u de activumgroepaanmaakte. Hierna selecteert u een 'resource' en een 'artikelcode' en u kunthet activum opslaan. Wanneer het activum is aangemaakt en bewaard, kuntueen financiële (aankoop)boekingkoppelen. Nadat eenverwerktefinanciële aankoopboeking is gekoppeld, kunt u afschrijven op hetactivumen is het dus 'Actief'.

Uitleg

Kop

Serienummer
In dit veld geeft u per activum een serienummer op. Het serienummer isdeunieke code van een activumen bevat maximaal 20 karakters.

Omschrijving
U kunt hier een omschrijving voor uw activum opgeven. Het serienummer wordtvoorgesteld.

Status
Er zijn verschillende statussen voor een activum.

• actief
• geblokkeerd
• non-actief

Eenactivum wordt pas actief wanneer het is gekoppeld aan een verwerkte financiëlemutatie, en er op wordt afgeschreven. Een non-actief activum is reeds ingevoerdmaar nog niet geregistreerd. U kunt een activum registreren op verschillendemanieren. De status geblokkeerd kunt u zelf toekennen aan een activum. Het isdan niet mogelijk de gebudgetteerde afschrijvingen te verwerken.

Moeder
Alsdit activum een kind wordt van een bestaand activum (moeder), kunt uhetrelevante ouder activumhier selecteren. U krijgt dan de mogelijkheid omde eigenschappen van het (ouder) activum over te nemen, zo hoeft u niet opnieuwalle stamgegevens in te voeren. Via het -icoonachter dit veld kunt u het onderhoud van de geselecteerde ouder openen.

Tabblad Algemeen

Sectie Activum

Investering
In dit veld wordt de totale investering van het activum getoond.

• In het geval dat u al een aankoopboeking heeft gemaakt, kunt u dit veld leeg laten. Na het bewaren van het activum kunt u op het tabblad Mutaties deze boeking koppelen aan dit activum en wordt het veld 'Investering'automatisch gevuld.
• In het geval dat u nog geen aankoopboeking heeft gemaakt, kunt u in dit veld de investering invoeren. Bij het bewaren van het activum, wordt een scherm geopend waarin u direct de aankoopboeking kunt aanmaken. Het bedrag dat u in het veld 'Investering' invult wordt gebruikt voor deze aankoopboeking.

Datum
In dit veld kunt u de begindatum van de investering invoeren.

Soort eigendom
Er zijn verschillende soorten eigendom voor een activum. Hier kunt u hetbetreffende type selecteren. Deze soort kunt u later gebruiken voor hetopvragen van specifieke overzichten voor activa.

Er zijnde volgende soorten eigendom:

• aangeschaft
• geleasd
• gehuurd
• onderhoud
• pacht
• huurkoop
• geproduceerd
• andere

SectieGrootboekrekeningen

Groep
Dit veld is verplicht. U koppelt uw activum hier aan een

Activum/Afschrijving (Resultaat)
De grootboekrekeningen die hier gevuld zijn, komen direct uit de stamgegevens van de activumgroep en zijn niet tewijzigen.

Afschrijvingsmethode
Ook de afschrijvingsmethode wordt overgenomenuit de stamgegevens van de activumgroep. Echter u kuntdeze wel wijzigen.

Basis/Perioden/Kosten
Dezegegevens komen ook direct uit de stamgegevens van deafschrijvingsmethode. Het aantal perioden van afschrijving, is afhankelijkvan het aantal perioden dat u heeft gedefinieerd in uw periode/datum-tabel. Bijeen verdeling van 1 boekjaar in 12 perioden (maanden) zal een afschrijving van10 jaarin 120 perioden gedefinieerd moeten worden. (1*10*12)

Begindatum
In dit veld geeft u de begindatum van de afschrijving in. Vanaf deze datumbegint deafschrijving. U kunt dit veld echter pas wijzigen als u eenmutatie aan het activum heeft gekoppeld. Standaard zal dit veld gevuld wordenmet de mutatiedatum van de gekoppelde mutatie. U kunt de datum echter wijzigen,zodat de afschrijving op een eerdere datum begint.

Berekenen
Alsu de begindatum heeft opgegeven, kunt u de afschrijvingen over het activumberekenen .Hierbijwordt u gevraagd om de gemaaktewijzigingen te bewaren. Als u het activum wilt laten berekenen kiest u hiervoor 'Ja'. De afschrijvingen over het activum worden nu berekend aan de handvan de afschrijvingsmethode die u heeft geselecteerd. U kunt op het tabblad'Mutaties' de gebudgetteerde afschrijvingen zien.Deze budgetten zijn alshet ware onverwerkte afschrijvingsboekingen, u kunt ze ook aanpassen door zeopnieuw te berekenen. Om de gebudgetteerde afschrijvingen definitief te maken,dient u eerst de afschrijvingen te verwerken.

Restwaarde
Als er sprake is van een vooraf te bepalen of geplande 'Restwaarde' kunt u dezehier opgeven. Deze restwaarde wordt gebruikt bij de berekening van hettotaleaantal 'af te schrijven'periodes en de hoogte van de afschrijvingen.Hoe er door het systeem met de restwaarde wordt omgegaan wordt bepaald door degekoppelde afschrijvingsmethode.

Sectie Bijlagen

Afbeelding
Als u een afbeelding van uw activum wilt bijvoegen, kunt u die hier selecteren.Er wordt dan een Windows Verkenner scherm geopend, waarmee u de bewusteafbeelding kunt selecteren. De afbeelding wordt dan in de rechterkolom getoond.

Bijlage
U kunt ook een tekstbestand aan het activum koppelen. Dit kunnen bijvoorbeeldcontracten zijn, of de factuur van aanschaf.

Sectie Notities

Notities
U kunt een notitie aanmaken voor dit activum. Deze notitie wordt dan ook aan deaangemaakte afschrijvingen, gekoppeld.

Sectie Geavanceerd

Deze sectie is op te vragen door te kiezen voor 'Geavanceerd' onderin uwscherm. Door vervolgens te kiezen voor 'Eenvoudig' kunt u deze sectie weerverbergen.

Kostendrager
Hiervoor geldt hetzelfde als Kostenplaats.

Artikelcode
Dit veld wordt standaard gevuld. Hier kunt u de artikelcode invoeren, dieovereenkomt met de artikelcode van het nieuwe activum. Als u later definanciëlemutatie gaat koppelen, beperkt dit uw keuze totmutatiesmet deze artikelcode. Dit verkleint de kans op het maken vanfouten.

Hoeveelheid
Hier kunt u een hoeveelheid opgeven. Zo kan een activum uit meerdere aantallenbestaan. Bijvoorbeeld 2 machines die gezamenlijk zijn aangeschaft, etc.

Leverancier
Ditveld wordt standaard gevuld met de hoofdleverancier van het artikel.

Investering: Inhouding
Hierkan u de investeringsaftrek ingeven.

Sectie Actueel: In gebruikResource/Kostenplaats/Locatie
Hier staat de resource, de kostenplaats en de locatie,waaraan de laatstetransactie voor dit activum is gekoppeld.

Wijzigen
Met deze knop kuntu deze 'Transactie' gegevenswijzigen.Hiervoorwordt een nieuw scherm geopend.

Tabblad Mutaties

Op dittabbladziet u demutaties voor een activum. Bovenin het scherm zietu totaalbedragen, zoals de totale investering, totaal bedrag afgeschreven en deboekwaarde van het activum.

Via het icoon rechts van deze sectie, kunt u mutatieskoppelen aan het activum. U komt in een zoek- en selectiescherm waarin u demutatie kunt zoeken. Als u deze gevonden heeft, selecteert u de mutatie enkiest u voor 'Selecteren'.

Sectie Afschrijving

In deze sectie worden de gebudgetteerde afschrijvingen en de werkelijkeafschrijvingen per boekjaar en per periode getoond.

In hetonderste gedeelte ziet u alle mutaties op rekeningen van het type ‘Resultaat’. Demutaties in het Resultaat gedeelte zijn de afschrijvingen, zoals die zijnberekend in de sectie 'Grootboekrekeningen'.

U kunthier ook een bepaalde mutatie wijzigen. Dit gaat op precies dezelfde manier alshet wijzigen van een financiële mutatie .

N.B. Let op, het wijzigen van mutatieskan, bijonzorgvuldig gebruik,de registratie van de afschrijvingen op een activumontregelen.

TabbladKinderen

Aan de rechterkant van het scherm ziet u drie knoppen waarmee u kinderen aaneen bestaand activum kunt koppelen. Als er al kinderen aan het activum zijngekoppeld kunt u deze ook direct selecteren en wijzigen. Tenslotte kunt u een'kind' verwijderen.

Letop: Door een kind uit deze lijst te verwijderen, verwijdert u het geheeluit de activumadministratie.

Tabblad Planning

Via dittabblad is het mogelijk om activumgebruik in uren in kalendervorm tepresenteren.

Om de planning te starten kunt u kiezen voor de knop 'genereren'. Hetonderstaande scherm zal danverschijnen.U krijgt dan de mogelijkheidom een 'machine uur' en aantal geplande uren in te voeren. Bij'Vanaft/m'kunt u het datumtraject weergeven waarin het activum gebruikt gaatworden. Vervolgens kunt u kiezen voor 'Genereren' en de geplande uren zullendan in bovenstaande scherm getoond worden.

Tabblad Extra

Op hettabblad'Extra' kunt uin een aantal extra velden zelfgedefinieerdewaardes opgeven. De waardes die u hier opgeeft komen wel op overzichten testaan, maar wordendoor het pakket niet als bijvoorbeeld een 'rekenwaarde'herkent. De waardes die u hier zelf opgeeft, zijn door uzelf te interpreteren. Metuitzondering van het veld 'Secundair'.

Materieel
Ukunt door dit veld aan te vinken aangeven dat een activum 'Materieel' is. Determ materieel wordt gebruikt voor vaste activa die tastbaar zijn, bijvoorbeeldeen gebouw of een auto. Niet materiëleactiva zijn bijvoorbeeld Goodwill,etc. Dit veld blijft altijd beschikbaar en u kunt het dus wijzigen, ook wanneereen activum in gebruik is genomen. Het is louter bedoeld om uw 'tastbare'activa in overzichten te kunnen uitfilteren.

Sectie Afschrijvingsmethode

Secundair
Hierkunt u een secundaire afschrijvingsmethode opgeven voor het activum. Dezesecundaire afschrijvingsmethode kunt u gebruiken, wanneer uw economische afschrijvingafwijkt van de fiscale afschrijving op een activum. U kunt dan per activum,overzichten opvragen op basis van de economisch afschrijving, wat zorgt vooreen ander financieel resultaat. De secundaire afschrijvingsmethode veroorzaaktgeen financiële mutaties en wordt uitsluitend gebruikt voor overzichten.

Begindatum
Indit veld geeft u de begindatum van de secundaire afschrijving in. Vanaf dezedatum begint deafschrijving. In het tabblad 'Mutaties'wordt in desectie 'Afschrijving' de berekening van de secundaire afschrijvingsmethodegetoond.

Contractnummer
In dit veld kunt u het eventuele contractnummer invullen.

Sectie Teksten/Bedragen/Waarden/Data/Opties

Extra 1-5 (Testen)
U heeft hier de mogelijkheid om teksten in te geven in 5 verschillendetekstvelden.

Extra 6-10 (Bedragen)
U kunt hier maximaal vijf extra velden gebruiken om bedragen in te geven.

Extra 11-15 (Waarden)
U heeft hier nog de mogelijkheid om vijf extra waarden in te voeren. In dezevelden kunnen alleen getallengevuld worden. Het verschil met bedragen isdat bedragen 2 cijfers achter de komma kunnen hebben, en waarden niet.

Extra 16-17 (Data)
U heeft hier twee datavelden die vrij te definiëren zijn. U kunt hierbijvoorbeeld data opgeven, voor onderhoud, etc.

Extra 19-20 (Opties)
U heeft hier nog twee vrije velden voor opties. Hier kunt u zowel letters alsgetallen invoeren. Maximaal 1 karakter.

Tabblad Log

Dit tabblad bevat een logboekwaarin de wijzigingen in de stamgegevens vanhet activum per gebruiker worden bijgehouden. U kunt alle wijzigingen opvragendoor de Resource leeg te laten, of de wijzingen per resource opvragen metbehulp van het veld 'Resource'.

Dezeknoppen vindt u onderaan het invoerscherm.

Geavanceerd/Eenvoudig
Met deze knop kunt u op het tabblad 'Algemeen' de sectie 'Geavanceerd'raadplegen. Als u hiervoor kiest wordt deze knop hernoemd naar'Eenvoudig'. Als u kiest voor 'Eenvoudig' wordt de sectie 'Geavanceerd' weerverborgen en heet de knop weer 'Geavanceerd'.

Splitsen
Met deze knop kunt u dit activum splitsen.

Prognose
Met deze knop kunt u de prognose opvragen.

Activum met lage waarde
Dezeknop is alleen actief als u het actief nog niet bewaard heeft. Als u een activum registreert, die een lagewaarde in zich heeft, kunt u deze in één keer afschrijven. Als u kiest voordeze knop, kunt u (na het bewaren van het activum) het activum via [Activa, Invoer, Verwerken]afschrijven.De volgende journaalpost voor het gehele investeringsbedrag wordt op dat momentgemaakt:

Afschrijvingskosten(Resultaat)
aan/ Afschrijvingen (Balans)

Dezerekeningen zijn afkomstig uit het activumonderhoud, tabblad 'Algemeen', sectie'Grootboekrekeningen'.

Herwaardering
Met deze knop kunt u uw activum herwaarderen. Een nieuw scherm wordtgeopend, die vergelijkbaar is met het selectiescherm via[Activa, Invoer, Herwaardering]. Het enige verschil is de sectie 'Traject'.Omdat u op het onderhoud van een activum bent, wordt direct het desbetreffendeserienummer ingevuld. De overige secties en de functionaliteit zijn hetzelfde.

Afschrijvingen
Met deze knop kunt u de berekende afschrijvingen verwerken. U komt ineen scherm waarin u kunt aangeven in welk dagboek, voor welk boekjaar en voorwelke perioden u de afschrijvingen wilt verwerken.

Kaart/Historiek
De knop 'Kaart' stelt u in staat om direct naar de activumkaart te gaan van hetgeopende activum.

Bewaren
Als u tenminste alle verplichte velden op de onderhoudskaart heeft ingevuld,kunt u hiermee het activum bewaren.

Nieuw
U kunt direct een nieuw activum aanmaken door voor 'Nieuw' te kiezen. Alshiervoor een activum heeft bewerkt of nieuw aangemaakt, wordt er eerst gevraagdof u de wijzigingen wilt bewaren.

Sluiten
Met deze knop sluit u dit scherm.

Gerelateerdeonderwerpen

• Startpagina Activa
• Afschrijvingsmethoden onderhouden
• Activumgroepen onderhouden
• Afschrijvingen verwerken
• Beginsaldo activa invoeren